1. Mit dem Prozess beginnen

Die Frage sollte nicht lauten, wo KI eingesetzt werden kann. Entscheidend ist, wo heute ein konkreter Engpass entsteht. Erfassen Sie einen abgegrenzten Ablauf vom Eingang bis zum Ergebnis.

  • Wie oft tritt der Vorgang pro Woche oder Monat auf?
  • Wie viele Minuten bindet ein Vorgang heute?
  • Welche Fehler, Wartezeiten oder Rückfragen entstehen?
  • Welche Systeme, Daten und Personen sind beteiligt?

2. Nutzen, Aufwand und Risiko getrennt bewerten

Eine hohe theoretische Zeitersparnis reicht nicht. Bewerten Sie Nutzen, technische Machbarkeit, organisatorischen Aufwand und Risiko jeweils separat. So wird sichtbar, ob ein kleiner Workflow besser passt als ein komplexer KI Agent.

  • Nutzen: Zeit, Qualität, Reaktionszeit oder Kapazität
  • Machbarkeit: Datenzugriff, Schnittstellen und Testbarkeit
  • Aufwand: Integration, Betrieb, Schulung und Pflege
  • Risiko: Datenschutz, Fehlentscheidungen und notwendige Kontrolle

3. Eine belastbare ROI Hypothese aufstellen

Eine ROI Hypothese ist eine überprüfbare Annahme, kein Versprechen. Beispiel: 400 Vorgänge pro Monat mal 8 Minuten vermeidbarer Aufwand ergeben rechnerisch rund 53 Stunden Potenzial. Davon werden Prüfzeit, Ausnahmefälle, laufende Kosten und Einführungsaufwand abgezogen. Die Werte müssen im Pilot gemessen werden.

4. Den Pilot klein und messbar schneiden

Ein guter Pilot löst eine reale Teilaufgabe mit klaren Grenzen. Ausgangswert, Messzeitraum und Abbruchkriterien werden vor der Umsetzung dokumentiert.

  • Bearbeitungszeit pro Vorgang
  • Anteil korrekt vorbereiteter Ergebnisse
  • Anteil notwendiger menschlicher Nacharbeit
  • Kosten pro Vorgang und Nutzungsquote

5. Typische Fehlentscheidungen vermeiden

Unklare Ziele, schlechte Daten und ein zu großer erster Umfang machen selbst gute Technologie unwirtschaftlich. Kritische Entscheidungen sollten nicht ohne nachvollziehbare Freigabe automatisiert werden. Auch ein technisch möglicher Case kann organisatorisch noch zu früh sein.

6. Priorisierung als Portfolio

Vergleichen Sie mehrere Ideen in einer einfachen Matrix. Hoher Nutzen und geringe Komplexität eignen sich als Einstieg. Hoher Nutzen und hohe Komplexität gehören in eine Roadmap. Niedriger Nutzen sollte unabhängig vom Neuigkeitswert zurückgestellt werden.