KI-Prozessautomatisierung

Passt Automatisierung zu unserem Prozess?

Geeignet sind wiederkehrende Abläufe mit einem klaren Auslöser, zugänglichen Daten und einer verantwortlichen Person. Bei seltenen Vorgängen mit vielen wechselnden Sonderfällen oder ungeklärten Regeln sollten die Voraussetzungen zuerst verbessert werden.

• Der Ablauf wiederholt sich regelmäßig.
• Eingänge, Ergebnis und Zuständigkeit sind beschreibbar.
• Daten und notwendige Übergabewege sind zugänglich.

Was brauchen wir für den Start?

Für einen belastbaren Einstieg klären wir Zielprozess, Systeme, Beispiele und Verantwortung. Freigegebene Vorgänge und bisherige Bearbeitungszeiten machen den Vergleich im Pilot nachvollziehbar.

• Auslöser, Eingangsdaten, gewünschte Ausgabe und typische Ausnahmen
• Postfächer, Ablagen, CRM oder Fachsoftware mit geeigneten Zugängen
• Reale Vergleichsfälle und bisheriger Bearbeitungsaufwand
• Zuständige Personen für Freigaben, Fehler und Änderungen

Braucht der ganze Workflow KI?

Klassische Automatisierung führt festgelegte Regeln aus. KI kann bei Aufgaben wie Texte einordnen oder Informationen aus Dokumenten vorbereiten unterstützen. Nicht jeder Workflow braucht KI.

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Typische Kandidaten sind wiederkehrende Anfragen, Dokumentenübergaben, CRM Datenpflege und Berichte. Ob sich eine Umsetzung lohnt, wird für Ihren Ablauf anhand von Volumen, Aufwand und Ausnahmen geprüft.

Können wir unsere vorhandenen Tools nutzen?

Die Auswahl richtet sich nach vorhandenen Systemen, Schnittstellen, Betrieb und Zuständigkeiten. Make, n8n oder Power Automate können geeignete Werkzeuge sein. Der konkrete Übergabeweg wird vor der Umsetzung geprüft.

Was erhalten wir am Ende?

Der vereinbarte Umfang umfasst den dokumentierten Zielablauf, einen integrierten Pilot, reale Testfälle und eine nachvollziehbare Übergabe. Die Tiefe der Umsetzung und eine anschließende Betreuung werden vorab abgestimmt.

• Prozessbild mit Auslöser, Regeln, Ausnahmen und Übergaben
• Begrenzter Workflow für den vereinbarten Eingang und das Zielsystem
• Vergleich von Bearbeitungszeit, Nacharbeit und Fehlern
• Dokumentation, Zugriffsregeln und Zuständigkeiten im Betrieb

Was kostet eine Prozessautomatisierung?

Die Kalkulation berücksichtigt Analyse, Integration, Tests und Übergabe sowie mögliche laufende Software- und Betriebskosten. Eine belastbare Summe setzt einen abgegrenzten Umfang und geprüfte Schnittstellen voraus.

• Beteiligte Systeme und verfügbare Schnittstellen
• Anzahl und Folgen typischer Ausnahmen
• Gewünschte Freigaben und Automatisierungsgrad
• Software, Modellnutzung, Hosting und mögliche Betreuung

Wie lange dauert die Umsetzung?

Ein Zeitplan entsteht nach der Prüfung von Umfang, Zugängen und Abhängigkeiten. Ein begrenzter Pilot lässt sich gezielter planen als eine umfassende Automatisierung mehrerer Fachbereiche.

Wer entscheidet bei kritischen Schritten?

Ein Workflow erhält nur die für den vereinbarten Ablauf nötigen Zugriffe. Unklare Angaben und Fehler gehen an eine verantwortliche Person. Zahlungsfreigaben und andere kritische Entscheidungen bleiben im vereinbarten fachlichen Prüfprozess.

Was passiert, wenn ein Schritt fehlschlägt?

Fehlerbehandlung, Benachrichtigungen und Zuständigkeiten werden vor der Übergabe festgelegt. Der Pilot testet typische Störungen und Ausnahmefälle. Ein fehlerhafter Vorgang darf nicht stillschweigend als erfolgreich ausgegeben werden.

Wer betreut die Lösung nach der Einführung?

Das wird vor der Übergabe vereinbart. Möglich sind eine dokumentierte Übergabe an Ihr Team oder eine weitere Begleitung durch AKAION mit festgelegten Zuständigkeiten.